Feedbackgespräche - offen und faktenbasiert

Feedbackgespräche in yonesty folgen einer klaren Logik: Zuerst braucht es passende Feedbackvorlagen. Aus diesen Vorlagen können konkrete Feedbackgespräche angelegt werden. Danach wird das Gespräch vorbereitet, durchgeführt, dokumentiert und am Ende abgeschlossen. So entsteht ein nachvollziehbarer Entwicklungsprozess – vom Gesprächsanlass bis zum nächsten konkreten Schritt.

Der Sinn jedes Feedbackgesprächs ist es, ehrlich Feedback zu geben, Erfolge zu würdigen, bei Bedarf Kritik offen anzusprechen und möglichst immer einen nächsten Schritt zu planen: „your next step with honesty“. Diese nächsten Schritte sollten in Richtung der Unternehmensziele zeigen. Im besten Fall sind sie kongruent: Die Organisation braucht diese Entwicklung, und die Mitarbeitenden möchten sich ebenfalls in diese Richtung entwickeln. Wenn das nicht der Fall ist, entsteht wertvolles Gesprächspotenzial.

Die Übersicht aller Feedbacks der angemeldeten PErson

Wie nutzen die jeweiligen Rollen das Thema Feedbackgespräche typischerweise?

Tätigkeit	Typisch zuständig	Beschreibung
Lesen / nutzen	Anwender, Teamleiter, HR-/People-Verantwortliche, Manager	Feedbackgespräche ansehen, vorbereiten, beantworten, kommentieren und für Entwicklung nutzen.
Feedbackvorlagen anlegen und pflegen	HR-/People-Verantwortliche, Administratoren	Einheitliche Gesprächsformate, Fragen und Themenblöcke im Admin-Bereich bereitstellen.
Feedbackgespräche anlegen	Teamleiter, HR-/People-Verantwortliche, optional berechtigte Anwender	Konkrete Feedbackgespräche auf Basis einer Vorlage erstellen und Personen, Rollen, Ziele oder Fähigkeiten zuordnen.
Feedbackgespräche durchführen und dokumentieren	Teamleiter, Beteiligte, HR-/People-Verantwortliche	Erfolge würdigen, ehrliches Feedback geben, Kritik respektvoll ansprechen, Antworten dokumentieren und nächste Schritte vereinbaren.
Abschließen	Teamleiter, HR-/People-Verantwortliche oder berechtigte Verantwortliche	Gespräch finalisieren, Aktivitäten prüfen und optional PDF-Versand an HR-Postfach oder Gesprächsteilnehmer auslösen.
Löschen / Deaktivieren	Administratoren oder berechtigte Verantwortliche	Nur wenn Feedback fachlich oder organisatorisch entfernt werden darf.

Feedbackgespräche nach Rolle

Anwender

Als Anwender musst du Feedbackgespräche in der Regel nicht selbst anlegen oder pflegen. Schau im linken Menü auf den Bereich Feedback. Wenn dort eine Zahl erscheint, liegen neue oder geplante Feedbackgespräche für dich vor. Öffne den Bereich, um deine nächsten Feedbackgespräche zu sehen, dich vorzubereiten und Feedback zu geben oder zu beantworten.

Teamleiter

Teamleiter nutzen Feedbackgespräche, um Entwicklung, Leistung, Zusammenarbeit und nächste Schritte im Team strukturiert zu besprechen. Sie wählen passende Vorlagen, legen Gespräche an, führen das Gespräch, würdigen Erfolge, sprechen Entwicklungsthemen offen an und leiten konkrete Aktivitäten ab.

HR- und People-Verantwortliche

HR- und People-Verantwortliche stellen Feedbackvorlagen bereit und sorgen damit für einheitliche, faire und wertschätzende Standards. Sie gestalten Fragen, Themenblöcke und Entwicklungslogik so, dass Feedbackgespräche zur Kultur, zu Rollen, Fähigkeiten und Unternehmenszielen passen. Gleichzeitig bleibt jedes Gespräch persönlich und individuell.

Manager und Organisationsverantwortliche

Manager und Organisationsverantwortliche nutzen Feedbackgespräche vor allem aus Steuerungs- und Entwicklungsperspektive. Sie achten darauf, dass Feedback, Ziele und Aktivitäten in die richtige Richtung wirken und die Entwicklung von Mitarbeitenden möglichst mit den Unternehmenszielen zusammenpasst.

Administratoren

Administratoren stellen sicher, dass Feedbackvorlagen, Berechtigungen, Sichtbarkeit, PDF-Versand und technische Einstellungen korrekt verfügbar sind. Sie pflegen nicht zwingend den Gesprächsinhalt, schaffen aber die Grundlage dafür, dass Feedbackprozesse sicher, nachvollziehbar und zuverlässig funktionieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Von der Feedbackvorlage bis zum Abschluss

0. Feedbacktypen im Admin-Bereich anlegen

Feedbacktypen gruppieren Feedbackvorlagen. Folgende Feedbacktypen werden in der Regel in Organisationen genutzt und sind hinterlegt:

Onboarding - Feedbacks im Rahmen des Neustarts einer Person in einer Organisation
Entwicklung - Feedbacks, um die Entwicklung einer Person zu fördern
Beziehung - Feedback, um die Beziehung zu einer Person zu fördern (bspw. 1:1 Checkins oder 360° Reviews)
Offboarding - Feedbacks im Rahmen des Ausscheidens aus einer Organisation

1. Feedbackvorlagen: Grundlage für gute Gespräche

Feedbackvorlagen sind eine gute Grundlage, weil sie jedem Gespräch einen klaren Rahmen geben. Sie sorgen dafür, dass wichtige Themen nicht vergessen werden, Gespräche vergleichbarer werden und alle Beteiligten wissen, worum es geht. Für HR- und People-Verantwortliche sowie das Management entsteht dadurch ein einheitlicher Qualitätsstandard. Teamleiter erhalten einen praktischen Leitfaden, der Sicherheit gibt und die Vorbereitung erleichtert. Mitarbeitende erleben, dass Feedbackgespräche nicht beliebig geführt werden, sondern sorgfältig, fair und wertschätzend vorbereitet sind. Gleichzeitig bleibt jedes Gespräch persönlich: Die Vorlage gibt Struktur, aber der echte Dialog, die individuelle Situation und die persönliche Note stehen weiterhin im Mittelpunkt.

2. Feedbackvorlage im Admin-Bereich anlegen

Feedbackvorlagen werden in der Regel im Admin-Bereich angelegt und gepflegt. Damit stellt das Unternehmen sicher, dass Feedbackgespräche nach einheitlichen, nachvollziehbaren und fairen Standards vorbereitet werden. Aus HR- und Management-Sicht entsteht dadurch Ordnung und Vergleichbarkeit. Teamleiter erhalten einen guten Leitfaden für ihre Gespräche. Mitarbeitende erleben, dass Feedback nicht beliebig ist, sondern wertschätzend und professionell vorbereitet wird. Gleichzeitig bleibt wichtig: Eine Vorlage gibt Orientierung – die persönliche Note, echtes Zuhören und ein ehrliches Gespräch dürfen niemals fehlen.

Öffne den Admin-Bereich.
Wechsle zu den Feedbackvorlagen.
Lege eine neue Feedbackvorlage an.
Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Jahresgespräch“, „Entwicklungsgespräch“, „Probezeit-Feedback“ oder „Teamleiter-Feedback“.
Beschreibe kurz den Zweck der Vorlage und für welche Gesprächssituation sie gedacht ist.
Ergänze Gesprächsfragen oder Themenblöcke, zum Beispiel Erfolge, Ziele, Zusammenarbeit, Rollenverständnis, Entwicklung, Fähigkeiten, Erwartungen und nächste Schritte.
Prüfe, ob die Vorlage zur Kultur und Gesprächslogik deiner Organisation passt.
Speichere die Vorlage und stelle sie für die berechtigten Nutzer bereit.

Die Hammer und Nagel GmbH Teams im Überblick

Feedbackvorlagen sorgen dafür, dass wiederkehrende Feedbackgespräche gut vorbereitet und vergleichbar durchgeführt werden können. Eine Vorlage beschreibt, welche Fragen gestellt werden, welche Themen relevant sind und worauf im Gespräch geachtet werden soll. Sie hilft dabei, Feedbackgespräche nicht zufällig, sondern strukturiert und fair zu gestalten.

Eine gute Feedbackvorlage enthält zum Beispiel Fragen zu Erfolgen, Herausforderungen, Zusammenarbeit, Rollenverständnis, Zielbeitrag, Fähigkeiten, Erwartungen und möglichen nächsten Entwicklungsschritten. So wird das Gespräch nicht nur rückblickend, sondern auch nach vorn gerichtet.

3. Feedbackgespräch anlegen

Öffne den Bereich Feedbackgespräche.
Wähle eine passende Feedbackvorlage aus.
Lege das konkrete Feedbackgespräch an.
Ordne die beteiligten Personen zu.
Verbinde das Gespräch bei Bedarf mit Rollen, Zielen, Fähigkeiten oder anderen relevanten Themen.
Prüfe, ob Anlass, Zeitraum, Sichtbarkeit und Berechtigungen passen.
Speichere das Feedbackgespräch zur Vorbereitung.

4. Feedbackgespräch durchführen

Starte mit dem Anlass und dem Ziel des Gesprächs.
Würdige Erfolge und positive Beiträge ausdrücklich.
Sprich Beobachtungen und Entwicklungsthemen offen und respektvoll an.
Nutze die Fragen aus der Vorlage als roten Faden.
Dokumentiere Antworten, Kommentare und wichtige Vereinbarungen.
Prüfe gemeinsam, welche Ziele, Rollen oder Fähigkeiten betroffen sind.
Formuliere mindestens einen konkreten nächsten Schritt, wenn sich daraus Entwicklung oder Handlungsbedarf ergibt.

5. Nächste Aktivität planen

Der nächste Schritt ist "Your next step with honesty" und der wichtige Übergang vom Gespräch in die Umsetzung. Eine Aktivität sollte klar beschreiben, was getan wird, wer verantwortlich ist, bis wann etwas passieren soll und wie der Schritt auf ein Ziel, eine Rolle, eine Fähigkeit oder ein Entwicklungsthema einzahlt. So entsteht aus Feedback konkrete Bewegung.

Gute nächste Schritte sind motivierend, realistisch und ehrlich. Sie zeigen, wie Mitarbeitende ihren Beitrag zu den Organisationszielen leisten können. Besonders wirksam sind sie, wenn die persönliche Entwicklungsrichtung und die Ziele der Organisation zusammenpassen.

6. Feedbackgespräch abschließen

Prüfe, ob alle relevanten Antworten und Kommentare dokumentiert sind.
Prüfe, ob Erfolge, Entwicklungsthemen und Vereinbarungen nachvollziehbar festgehalten wurden.
Lege eine oder mehrere Aktivitäten an, wenn konkrete nächste Schritte vereinbart wurden.
Prüfe Verantwortliche, Fälligkeiten und Bezüge zu Zielen, Rollen oder Fähigkeiten.
Setze den Status des Feedbackgesprächs auf abgeschlossen, wenn alle Inhalte dokumentiert, nächste Schritte geklärt und der PDF-Versand an HR-Postfach oder Gesprächsteilnehmer geprüft wurde.

Nach dem Abschluss kann die Dokumentation des Feedbackgesprächs als formatiertes PDF bereitgestellt werden. Je nach Konfiguration kann das PDF automatisch an das HR-Postfach gesendet werden. Zusätzlich kann es als formatiertes PDF an die Gesprächsteilnehmer gesendet werden. So bleiben Gesprächsergebnis, Vereinbarungen und nächste Schritte transparent, nachvollziehbar und ehrlich dokumentiert.