Personen und Teams

Personen und Teams bilden die Grundlage für viele Funktionen in yonesty.

Sie verbinden Menschen mit Rollen, Zielen, Prozessen, Fähigkeiten, Feedbacks und Aktivitäten. Deshalb empfiehlt es sich, die Stammdaten möglichst früh vollständig zu pflegen.

Personen verwalten

Empfehlung: Microsoft Entra ID / Azure Synchronisation

Der einfachste Weg ist die automatische Synchronisation der Personen aus Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory).

Dabei werden vorhandene Benutzerkonten aus Microsoft 365 automatisch nach yonesty übernommen.

Vorteile:

Keine doppelte Pflege von Benutzerkonten
Automatische Übernahme von Namen und E-Mail-Adressen
Aktualisierung bei Änderungen im Microsoft-Tenant
Grundlage für Single Sign-On (SSO)
Unterstützung der Microsoft Authentifizierung inklusive MFA

Nach der Synchronisation können die Personen direkt in Rollen, Teams, Zielen, Prozessen und Feedbackgesprächen verwendet werden.

Personen manuell anlegen

Alternativ können Personen auch manuell angelegt werden.

Dazu navigieren Sie zu:

Administration
→ Stammdaten
→ Personen

Anschließend wählen Sie:

+ Person anlegen

Mögliche Stammdaten einer Person

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Status (aktiv / inaktiv)
Zugeordnete Rollen
Zugeordnete Teams
Fähigkeiten
Ziele
Feedbackgespräche

Die Hammer und Nagel GmbH Personen und Mitarbeitenden

Personen und Rollen

Eine Person kann mehrere Rollen besitzen.

Beispiele:

Mitarbeiter
Teamleiter
Product Owner
Prozessverantwortlicher
Geschäftsführer

Die Zuordnung von Rollen kann zeitlich begrenzt werden.

Dadurch lassen sich auch zukünftige oder historische Verantwortlichkeiten nachvollziehen.

Teams

Teams gruppieren Personen innerhalb einer Organisation.

Ein Team kann beispielsweise sein:

Vertrieb
Marketing
Entwicklung
HR
Produktion
Service

Teams schaffen Transparenz über Zuständigkeiten und erleichtern die Zuordnung von Zielen, Rollen und Prozessen.

Team anlegen

Navigieren Sie zu:

Administration
→ Stammdaten
→ Teams

Anschließend wählen Sie:

+ Team anlegen

Stammdaten eines Teams

Teamname
Beschreibung
Teambesitzer
Teamleiter
Zugeordnete Personen
Zugeordnete Rollen

Teambesitzer und Teamleiter

Optional kann für jedes Team ein Teambesitzer und ein Teamleiter definiert werden.

Diese Personen dienen als Ansprechpartner für das Team und können beispielsweise Verantwortlichkeiten innerhalb von Prozessen oder Zielen übernehmen.

Personen im Team verwalten

Nach dem Anlegen eines Teams können Personen hinzugefügt werden.

Eine Person kann Mitglied mehrerer Teams sein.

Dadurch lassen sich auch Matrixorganisationen oder Projektstrukturen einfach abbilden.

Verwendung in yonesty

Personen und Teams werden in vielen Bereichen von yonesty verwendet:

Rollen
Ziele
Prozesse
RACI-Matrizen
Fähigkeiten
Feedbackgespräche
Aktivitäten
Organisationseinheiten

Je vollständiger die Stammdaten gepflegt sind, desto aussagekräftiger werden Auswertungen, Matrizen und die Unterstützung durch Yona.

Unterstützung durch Yona

Yona nutzt die hinterlegten Personen-, Rollen- und Teaminformationen, um Fragen im organisatorischen Kontext beantworten zu können.

Beispiele:

Welche Ziele verfolgt mein Team?
Wer ist für diesen Prozess verantwortlich?
Welche Fähigkeiten fehlen im Team?
Welche offenen Aktivitäten betreffen mein Team?
Welche Rollen sind aktuell unbesetzt?

Dabei berücksichtigt Yona immer die verfügbaren Berechtigungen und zeigt ausschließlich Informationen an, auf die die jeweilige Person zugreifen darf.