Prozesse, Prozessgruppen und Prozesskategorien

Prozesse zeigen, wie Arbeit in der Organisation tatsächlich stattfindet. Damit Prozesse übersichtlich bleiben, werden sie in Prozesskategorien und Prozessgruppen gegliedert. Eine Prozesskategorie beschreibt einen größeren fachlichen Bereich. Eine Prozessgruppe bündelt zusammengehörige Prozesse. Der einzelne Prozess beschreibt dann den konkreten Ablauf oder Verantwortungsbereich.

Prozesse können mit Rollen, Zielen, Anwendungen und weiteren Informationen verknüpft werden. Dadurch entsteht ein verständliches Bild davon, welche Arbeit stattfindet, wer beteiligt ist und welche Ziele oder Verbesserungen damit verbunden sind.

[Screenshot einfügen: Prozessübersicht der Hammer & Nagel GmbH. Bildunterschrift: Beispiel aus dem Demo-Unternehmen Hammer & Nagel GmbH: Prozesskategorien, Prozessgruppen und Prozesse als strukturierte Übersicht.]

Wie nutzen die jeweiligen Rollen das Thema Prozesse typischerweise?

Tätigkeit	Typisch zuständig	Beschreibung
Prozesse lesen / nutzen	Anwender, Teamleiter, Manager, Administrator	Prozesse suchen, öffnen, einordnen und verbundene Rollen, Ziele oder Anwendungen verstehen.
Prozesse anlegen	Administrator, optional Teamleiter oder Manager	Prozesskategorien, Prozessgruppen und Prozesse neu erfassen.
Prozesse ändern / pflegen	Administrator, optional Teamleiter oder Manager	Namen, Beschreibungen, Struktur, Zuordnungen, Schlagwörter und Verknüpfungen aktuell halten.
Prozesse löschen / deaktivieren	Administrator	Nur vornehmen, wenn Prozesse nicht mehr benötigt werden und Auswirkungen auf Rollen, Ziele oder Auswertungen geprüft sind.

Konkret bestehen Prozesse aus Kategorie, Prozessgruppe, Prozessname, Beschreibung, optionalen Schlagwörtern, Anwendungen, Links sowie Verbindungen zu Rollen und Zielen. Nutzer lesen diese Informationen, um Arbeit besser einzuordnen. Pflegende Personen achten darauf, dass die Prozesshierarchie verständlich bleibt und jeder Prozess eindeutig zugeordnet ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Prozesse strukturieren und pflegen

Mit Prozessen beschreibst du in yonesty, wie Arbeit in deiner Organisation abläuft. Damit diese Prozesse übersichtlich bleiben, arbeitest du in drei Ebenen: Prozesskategorie, Prozessgruppe und Prozess. Die Kategorie bildet den großen Rahmen, die Prozessgruppe bündelt zusammengehörige Abläufe und der einzelne Prozess beschreibt den konkreten Arbeitsbereich.

1. Vor dem Anlegen: Struktur kurz planen

Bevor du neue Prozesse anlegst, überlege kurz, welche Struktur sinnvoll ist. Frage dich: Welche großen Prozessbereiche gibt es in der Organisation? Welche Gruppen gehören darunter? Welche konkreten Prozesse sollen später beschrieben und mit Rollen, Zielen oder Anwendungen verbunden werden?

2. Prozesskategorie anlegen

1. Öffne den Bereich für Prozesse oder Stammdaten.
2. Wechsle zu den Prozesskategorien.
3. Lege eine neue Kategorie an.
4. Vergib einen klaren Namen, zum Beispiel „Steuerungsprozesse“, „Wertschöpfungsprozesse“ oder „Unterstützungsprozesse“.
5. Ergänze bei Bedarf eine kurze Beschreibung, damit andere Nutzer verstehen, welche Prozesse in diese Kategorie gehören.
6. Speichere die Prozesskategorie.

Die Hammer und Nagel GmbH Prozesskategorien einfach gehalten

3. Prozessgruppe anlegen

1. Öffne die Prozessgruppen.
2. Lege eine neue Prozessgruppe an.
3. Ordne die Prozessgruppe der passenden Prozesskategorie zu.
4. Gib der Prozessgruppe einen verständlichen Namen, zum Beispiel „Vertrieb“, „Produktentwicklung“, „Personalmanagement“ oder „IT-Betrieb“.
5. Beschreibe kurz, welche Prozesse in dieser Gruppe gebündelt werden.
6. Speichere die Prozessgruppe.

Die Hammer und Nagel GmbH Prozessgruppen zu den Prozesskategorien

4. Prozess anlegen

1. Öffne die Prozessübersicht.
2. Wähle „Neuen Prozess anlegen“.
3. Vergib einen eindeutigen Namen für den Prozess.
4. Ordne den Prozess der passenden Prozessgruppe zu.
5. Ergänze eine Beschreibung: Worum geht es in diesem Prozess? Wann beginnt er? Wann ist er abgeschlossen?
6. Ergänze bei Bedarf weitere Informationen, zum Beispiel Schlagwörter, Anwendungen oder Hinweise zur Nutzung.
7. Speichere den Prozess.

Die Hammer und Nagel GmbH Prozessübersicht

Die Hammer und Nagel GmbH- ein konkreter Prozess der Materialbeschaffung

5. Prozess mit Rollen verbinden

Damit aus einem Prozess echte Verantwortung entsteht, verbindest du ihn mit Rollen. Öffne dazu den Prozess oder die passende Rollenansicht und ordne die relevanten Rollen zu. Lege fest, welche Rolle verantwortlich ist, wer rechenschaftspflichtig ist, wer eingebunden wird und wer informiert werden soll. Diese Zuordnung wird später in der RACI-Matrix sichtbar.

Verknüpfung eines Prozesses mit Rollen.

6. Prozess mit Zielen, Anwendungen oder weiteren Informationen verknüpfen

Je nach Nutzung deiner Organisation kannst du Prozesse mit weiteren Elementen verbinden. Ziele zeigen, welche Verbesserungen oder Ergebnisse mit einem Prozess verbunden sind. Anwendungen zeigen, welche Systeme im Prozess genutzt werden. Beschreibungen, Links oder Schlagwörter helfen dabei, den Prozess später schneller zu finden und besser zu verstehen.

Wenn du einen Prozess mit Zielen verbindest, sollten die Ziele möglichst konkret und messbar formuliert sein. So wird sichtbar, ob sich ein Prozess tatsächlich verbessert. Gute Prozessziele enthalten bereits im Zieltext, was erreicht werden soll und woran der Fortschritt gemessen wird.

Beispiele für konkrete Prozessziele:

• Fehlerquote im Fertigungsprozess bis Ende 2026 von 3 % auf unter 1,5 % reduzieren. KPI: Fehlerquote in Prozent
• Anzahl der Kundenbesuche im Vertrieb (Prozess: Bestandskundenbesuche durchführen) auf mindestens 40 Besuche pro Monat erhöhen. KPI: Anzahl Kundenbesuche pro Monat
• First-Time-Right-Quote im Fertigungsprozess auf mindestens 95 % steigern. KPI: First-Time-Right-Quote in Prozent
• Anzahl der Feedbackgespräche je Team auf mindestens 2 Gespräche pro Mitarbeitendem und Jahr erhöhen.
  KPI: Anzahl Feedbackgespräche pro Team und Jahr
• Rüstzeiten im Fertigungsprozess bis Ende 2026 um 15 % reduzieren. KPI: Rüstzeit in Minuten oder Prozent

7. Struktur prüfen

• Ist jeder Prozess einer passenden Prozessgruppe zugeordnet?
• Gehört jede Prozessgruppe zu einer passenden Prozesskategorie?
• Sind Namen und Beschreibungen verständlich?
• Sind die wichtigsten Rollen zugeordnet?
• Ist der Prozess über Suche, Filter oder Schlagwörter gut auffindbar?
• Gibt es doppelte oder sehr ähnlich benannte Prozesse?

8. Best Practices

• Verwende kurze und verständliche Namen.
• Beschreibe Prozesse so, dass auch neue Nutzer den Zweck verstehen.
• Lege nicht zu viele Kategorien an. Wenige klare Kategorien sind hilfreicher als viele kleinteilige Bereiche.
• Prüfe regelmäßig, ob Prozesse noch aktuell sind.
• Verknüpfe Prozesse mit Rollen, damit Verantwortlichkeiten sichtbar werden.
• Nutze Beschreibungen, Schlagwörter und Filter, damit Prozesse später gut gefunden werden.

Endnutzer-Anleitung: Prozesse verstehen

Diese Anleitung hilft dir, Prozesse in yonesty zu lesen und richtig einzuordnen. Du musst dafür keine Prozesse anlegen oder administrieren können. Es geht darum zu verstehen, welche Arbeit in deiner Organisation sichtbar gemacht wird, welche Rolle du darin spielst und welche Informationen für dich wichtig sind.

1. Verstehe die Grundstruktur

Prozesse sind in yonesty hierarchisch aufgebaut. Die Prozesskategorie ist die oberste Ebene und beschreibt einen großen Bereich der Organisation. Darunter liegt die Prozessgruppe. Sie bündelt mehrere zusammengehörige Prozesse. Der einzelne Prozess beschreibt schließlich einen konkreten Ablauf, eine Aufgabe oder einen Verantwortungsbereich.

Beispiel: Die Kategorie kann „Wertschöpfungsprozesse“ heißen. Darunter liegt die Prozessgruppe „Vertrieb“. Ein konkreter Prozess darin könnte „Angebot erstellen“ sein.

2. Öffne einen Prozess und lies zuerst den Überblick

Wenn du einen Prozess öffnest, beginne nicht sofort mit Details. Lies zuerst den Namen, die Beschreibung und die Einordnung in Kategorie und Prozessgruppe. Dadurch verstehst du, worum es in diesem Prozess grundsätzlich geht und in welchem organisatorischen Zusammenhang er steht.

[Screenshot ergänzen: Prozess-Detailansicht mit Name, Beschreibung, Kategorie und Prozessgruppe]

3. Prüfe, welche Rollen mit dem Prozess verbunden sind

Rollen zeigen dir, wer im Prozess Verantwortung übernimmt oder beteiligt ist. Besonders hilfreich ist die Verbindung zwischen Prozess und Rolle, wenn du verstehen möchtest, ob deine eigene Rolle in diesem Prozess vorkommt und welche Erwartung damit verbunden ist.

Wenn deine Rolle mit einem Prozess verbunden ist, schaue dir an, ob du verantwortlich bist, entscheidest, eingebunden wirst oder nur informiert werden sollst. Diese Information hilft dir, deine Beteiligung besser einzuschätzen.

4. Nutze die RACI-Information zur Orientierung

In der RACI-Logik steht R für die ausführende Verantwortung, A für die rechenschaftliche Verantwortung, C für beratende Einbindung und I für Information. Du musst diese Begriffe nicht auswendig können. Wichtig ist: Die RACI-Information zeigt dir, wie stark eine Rolle in einem Prozess beteiligt ist.

Wenn du unsicher bist, was deine Beteiligung bedeutet, nutze die RACI-Information als Gesprächsanlass mit deiner Führungskraft oder deinem Team.

5. Achte auf verknüpfte Ziele, Anwendungen und Hinweise

Ein Prozess steht selten allein. Er kann mit Zielen, Anwendungen, Beschreibungen, Links oder Schlagwörtern verbunden sein. Ziele zeigen dir, welche Verbesserungen oder Ergebnisse mit dem Prozess verbunden sind. Anwendungen zeigen dir, welche Systeme im Prozess genutzt werden. Schlagwörter und Hinweise helfen dir, den Prozess schneller einzuordnen.

6. Suche und Filter nutzen

Wenn du viele Prozesse siehst, nutze Suche und Filter. Du kannst zum Beispiel nach einem Begriff, einer Prozessgruppe, einer Kategorie, einer Rolle oder einem Schlagwort suchen. So findest du schneller die Prozesse, die für deine Arbeit relevant sind.

[Screenshot ergänzen: Prozessliste mit Suche und Filter]

7. Stelle dir beim Lesen eines Prozesses fünf Fragen

• Worum geht es in diesem Prozess?
• Zu welcher Prozessgruppe und Kategorie gehört er?
• Welche Rollen sind beteiligt?
• Welche Bedeutung hat meine eigene Rolle in diesem Prozess?
• Welche Ziele, Anwendungen oder nächsten Schritte hängen damit zusammen?

8. Gut zu wissen

Prozesse in yonesty sind keine starren Vorschriften. Sie helfen dabei, Arbeit sichtbar und besprechbar zu machen. Wenn dir etwas unklar erscheint, nutze den Prozess als gemeinsamen Bezugspunkt: Was ist gemeint? Wer ist beteiligt? Was sollte verbessert werden? So wird die Prozessansicht zu einem Werkzeug für bessere Zusammenarbeit.